GESTION HORARIO LABORAL
El objetivo del aplicativo: ∩omis - "Control de Presencia” consiste en la administración y gestión de los horarios laborales de trabajo y presencia de los colaboradores de la empresa.
🔓 ACCESO AL SISTEMA
Para poder imputar e informar las horas de trabajo laborales se debe acceder al sistema mediante el “login” personal facilitado a cada colaborador de la empresa.
Nota:
Opcionalmente se puede configurar en los Dispositivos Móviles Personales de uso individual la opción de “Auto-Login” para poder tener acceso directo al sistema en modo automático (ésta opción no permite ser activada en los equipos de uso colectivo o general como “tablets” dedicadas al control de presencia donde se pueden imputar horas laborales por diferentes personas).
💻 DISPOSITIVOS PARA FICHAJES
A) 🌐 EQUIPOS PERSONALES MOVILES. Son dispositivos tipo “smartphones” propiedad de cada empleado y conectados a cualquier red de datos que teniendo instalada la app pueden ser usados para los fichajes “Presenciales” o “Remotos”, dependiendo de su ubicación física en el momento del fichaje. En estos dispositivos sólo se solicita el permiso de “Localización GPS (Exacta = 'FINE')”.
B) 🖥️ EQUIPOS EMPRESA FIJOS. Son dispositivos tipo “tablets” propiedad de la empresa y pueden ser de dos tipos:
·B.1) EQUIPOS FIJOS DEDICADOS. Están conectados a una red móvil propiedad de la empresa y configurados en exclusividad al control de presencia y trabajo en los Centros de Trabajo (CT) para los fichajes de cualquier empleado.
·B.2) EQUIPOS FIJOS CEDIDOS. Están conectados a una red wifi personal del empleado y configurados en exclusividad al control de “Teletrabajo” del empleado que tiene el equipo cedido por causas justificadas.
⏳ TIPOS DE JORNADAS LABORALES
Según su lugar de ejecución se tienen los siguientes Tipos de Jornadas Laborales:
A) 🏢 JORNADA PRESENCIAL (“PR”). Es la que se realiza localmente (“in-situ”) en el propio Centro de Trabajo (CT) que cada empleado tiene asignado.
B) 🏠 JORNADA TELETRABAJO (“TT”). Es la que se realiza remotamente (“tele-trabajo”) desde el propio domicilio personal de cada empleado.
El Tipo de Trabajo se determina de forma automática en el mismo proceso de los fichajes según las siguientes especificaciones:
1) Al fichar con Equipos Personales Móviles cuando se detecta que la Localización GPS-Exacta del momento del fichaje es la del Centro de Trabajo (CT) asignado al empleado, entonces el Tipo de Trabajo queda definido como “PRESENCIAL”-(in-situ), en caso contrario el Tipo de Trabajo queda definido como “TELETRABAJO”-(remoto). Nota: En los Dispositivos Personales Móviles se deben efectuar los fichajes teniendo cobertura GPS (en caso contrario el sistema obliga a informar manualmente el Tipo de Modalidad de Trabajo como una incidencia laboral). ATENCION: Cuando la localización del móvil no sea posible por falta de cobertura GPS (interior de edificios) es necesario moverse a zonas de mejor cobertura GPS (cerca de ventanas o puertas de acceso).
2) Al fichar con Equipos Fijos Dedicados conectados a redes móviles de la empresa y ubicados en los propios Centros de Trabajo (CT), entonces el Tipo de Trabajo queda definido directamente como “PRESENCIAL”-(in-situ) sin necesidad de localización GPS. Nota: En los “Equipos Fijos Dedicados” la APP se desconecta de forma automática a los 30 segundos después de cualquier fichaje de entrada o salida para evitar fichajes de un empleado con el “login” de otro usuario diferente no cerrado previamente en el mismo equipo.
3) Al fichar con Equipos Fijos Cedidos conectados a redes wifi personales del empleado estos se configuran con un código especial conteniendo la palabra “CASA” que permite en este caso determinar el Tipo de Trabajo como “TELETRABAJO”-(remoto).
🛠️ PARAMETROS DE LAS JORNADAS
Las “Jornadas de Trabajo (JT)” se parametrizan con una Hora de Entrada a las “08:00”, un Tiempo de Descanso Normal de “35 minutos” disfrutable a partir del 60% de la jornada trabajada y una “Jornada Laboral (JL)” de “8 horas” de trabajo efectivo. En el caso de trabajos en modo “Teletrabajo” se añade al Descanso Normal un Descanso Adicional de 30 minutos. Estos valores se asignan por defecto a nivel personal de cada empleado y pueden ser modificados según especificaciones acordadas con la empresa.
Las “Jornadas de Trabajo Intensivas (JI)” se caracterizan porque en modo “Presencial” tienen el descanso anulado (en modo “Teletrabajo” tienen sus respectivos descansos normal y adicional activados).
ATENCION: Las Jornadas Trabajadas (JT) se computan e imputan de forma automática como Jornadas Laborales (JL) por horas completas (no se admiten fracciones de horas). Es por ello que las horas trabajadas se asignan de forma automática a horas imputadas completas sólo cuando se supera en cada momento de fichaje los +59 minutos trabajados.
🚧 INCIDENCIAS LABORALES
Durante los Fichajes se pueden producir “Incidencias de Fichajes Laborales" en:
A) Las ENTRADAS cuando la Hora de Entrada supera a la Hora de 'Entrada Asignada' por encima de la 'Flexibilidad de Retraso' permitida en las entradas o cuando la hora de entrada se adelanta a la 'Hora de Entrada Asignada' en más de una hora para realizar 'Horas Extras' o 'Deslizamientos de Jornada Laboral' previamente autorizados por la empresa.
B) Las SALIDAS cuando el total de las Horas Trabajadas no coinciden con las Horas de la 'Jornada Laboral Asignada' a cada colaborador, ya sea por exceso ('Jornadas con Horas Extras') o por defecto ('Jornadas Incumpletas').
Notas sobre 'HORAS EXTRAS': Las Horas Trabajadas COMPLETAS que sean superiores a las de la 'Jornada Laboral Asignada' son consideradas como 'Horas Extras' autorizadas únicamente cuando se tenga previamente habilitado el “Permiso de Horas Extras” a nivel de tipo de Trabajo “Presencial” y/o “Teletrabajo”. Se puede solicitar el permiso para realizar 'Horas Extras' en los siguientes casos:
1) Para compensar días futuros o pasados laborables que han sido solicitados por el empleado y aprobados previamente por la empresa como de asuetos especiales.
2) Para compensar días pasados laborables que se hayan perdido por causas imprevistas no justificadas en el convenio laboral y teniendo la autorización expresa y previa por parte de la empresa de cuándo se pueden y deben recuperar.
3) Por trabajos imprevistos y/o excepcionales debidamente justificados que hayan obligado a ampliar la jornada laboral normal. Estos casos se compensaran con otros días laborables disminuyendo su respectiva jornada laboral en la parte equivalente que corresponda.
🔎 CONSULTAS DE LOS FICHAJES
Se dispone de una opción para poder consultar los fichajes históricos en formato de lista y se puede solicitar la exportación de sus detalles mediante ficheros CSV (XLS) que en este mismo proceso son enviados de forma automática por mail a cada solicitante.
✉️ AVISOS Y NOTIFICACIONES
Con la App se controla también la “fecha de caducidad o validez del carnet de empleado” de forma que avisa cuando esta próximo su vencimiento y permite actualizar dicha fecha de caducidad una vez que el carnet ha sido renovado.
Cuando se tiene disponible una nueva versión de la App se muestran los Links con los accesos directos a las plataformas que permiten sus actualizaciones.
⏱️ FICHAJES DIARIOS
En este tipo de fichajes se deben informar diariamente las Horas de Entrada y Salida del trabajo en el mismo momento en que se producen, ya sea en modo de trabajo “Presencial” o “Teletrabajo”.
Inicialmente se debe imputar para cada jornada laboral la Hora de ENTRADA indicando las posibles incidencias por retraso con relación a la Hora de Entrada Asignada según se tenga definida a nivel personal (por defecto la hora de entrada asignada es a las 08:00).
Se admite una demora o retraso en la hora de entrada laboral acotada por una flexibilidad horaria asignada a nivel personal dentro de la cual no es necesario documentar los motivos del posible retraso en la hora de la entrada (por defecto la demora de entrada admisible sin documentaciones esta asignada a 30 minutos). NOTA: Para poder cumplir con la jornada laboral asignada todos los retrasos en las entradas deberán ser compensados retrasando a su vez la hora de salida con el mismo intervalo de tiempo del retraso imputado en la entrada.
Las llegadas con anticipación a la hora de entrada laboral asignada no son tenidas en cuenta y por ello en estos casos se refleja como Hora de Entrada Fichada la Hora de Entrada Asignada quedando con ello anulado dicho adelanto. Sólo cuando la llegada anticipada sea superior a +60 minutos (1 hora) preconfigurados a nivel personal y se tenga previamente parametrizado a nivel de empleado el “Permiso de Horas Extras”, entonces se considerará que se están realizando “Horas Extras” o “Deslizamientos de Jornada Laboral”, por lo que en estos casos se asignará como “Hora de Entrada“ la “Hora de Llegada“, debiéndose informar las correspondientes justificaciones de las autorizaciones previas de estos adelantos horarios para realizar “horas extras autorizadas” o “deslizamientos de jornada laboral”.
Para cada fichaje de entrada se calcula su correspondiente Hora de Salida Prevista teniendo en cuenta su Jornada Laboral Asignada y los preceptivos “Descansos Laborales” que corresponda aplicar al caso.
Para poder informar la Hora de SALIDA se debe tener previamente informada o fichada su respectiva Hora de ENTRADA. Con la imputación de la Hora de Salida laboral se calculan de forma automática las Horas de Trabajo incurridas según los parámetros que corresponda aplicar a cada fichaje. Las “Horas Extras” incurridas quedaran automáticamente anuladas salvo que se tenga habilitado el “Permiso de Horas Extras”.
ATENCION: Las horas de trabajo de una “Jornada de Trabajo (JT)” se computan como “Jornada Laboral (JL)” realizada sólo por horas COMPLETAS trabajadas (no se permiten imputaciones de fracciones de horas).
En el caso de que se supere la Hora de Salida Prevista con más de 2 horas de retraso sin ser fichada, entonces el sistema obliga a informar de forma MANUAL la Hora de Salida no informada anteriormente cuando correspondía.
En el caso de Incumplimiento de la “Jornada Laboral (JL)” según las horas de trabajo y de descanso que se tengan asignadas a nivel personal, el sistema solicitará que se informen los motivos y causas de esta incidencia.
En el caso de que dentro de una jornada laboral se haya solicitado y autorizado expresamente poder hacer una salida con retorno en el mismo día, se deberán realizar los dos fichajes de entrada y salida que correspondan e informar las causas de este doble fichaje en el mismo día. Dentro de una misma jornada laboral sólo se permite hacer una salida con retorno.
En el caso de que en un determinado Día Laboral no se pueda asistir al trabajo, también se debe fichar o informar mediante un móvil la hora de entrada y de salida simultáneamente en el mismo momento e indicando las causas de dicha incidencia (con ello se imputan 0 horas trabajadas). Si esta incidencia no se pudiese comunicar usando la App, entonces deberá ser informada usando cualquier otro medio que se tenga disponible (teléfono o mail).
NOTA: Para cada jornada laboral diaria que se haya informado su correspondiente hora de entrada, cuando se detecta que se han cumplido las horas asignadas (trabajo+descanso) sin haber sido comunicada su respectiva hora de salida prevista ya concluida, el sistema avisa enviando un Mail y un Whatsapp personal de recordatorio.
🗓️ FICHAJES SEMANALES
En este tipo de fichajes al final del último día laboral de cada semana se deben imputar los fichajes para todos sus días laborales.
Se deben informar sólo las Horas de Jornada Laboral (JL) realizadas para cada día laboral semanal y en caso necesario se debe indicar si son en modo de “Teletrabajo (TT)” (por defecto se asignan como “Presenciales (PR)”). El sistema calcula de forma automàtica las horas de entrada-salida a partir de las horas de trabajo informadas y de los descansos que se tengan asignados a nivel personal para cada colaborador. Nota: Solo se permiten informar Horas de Trabajo completas (no se admiten fracciones de horas trabajadas).
Cuándo las horas imputadas en un determinado día son diferentes a las horas laborales asignadas entonces se deben indicar los motivos de esta discrepancia.
Se pueden modificar los fichajes informados previamente siempre y cuando la semana actual no haya transcurrido. En el caso de que la semana a informar sus fichajes ya haya transcurrido, entonces se deberá enviar un mail a services@nomis.es con los datos de los fichajes de la semana anterior pendientes de informar y justificando adecuadamente los motivos de esta incidencia.
NOTA: El sistema envía un mail personal al final de cada semana laboral como recordatorio para imputar las horas trabajadas en cada uno de los días laborales de la semana que está concluyendo.
👮♀️ ADMINISTRACION DATOS FICHAJES
(Sólo Plataforma Android)
Los Parámetros de Control Laboral que se pueden asignar específicamente a cada empleado son los siguientes:
1) Hora de Entrada Asignada. Por defecto se asigna a "08.00" tanto para modalidad “Presencial” como “Teletrabajo”.
2) Avance de la Hora de Entrada (en minutos). Aplicable únicamente cuando se tiene habilitado el “Permiso de Horas Extras”. Por defecto se asigna a 60 minutos. Cualquier Hora de Entrada que sea anterior a la Hora de Entrada Asignada se decala o mueve directamente a la Hora de Entrada Asignada excepto si se tiene habilitado el “Permiso de Horas Extras” y se supera este límite de “Avance de la Hora de Entrada”, ya que en este caso se considerará que se van a realizar “Horas Extras” o “Deslizamientos Horarios” previamente autorizados.
3) Flexibilidad de Retraso en la Hora de Entrada Asignada (en minutos). Por defecto son 30 minutos de flexibilidad horaria en la demora de la Hora de Entrada Fichada con respecto a la Hora de Entrada Asignada sin tener que justificar dicho retraso. En Teletrabajo y en Jornadas Intensivas esta flexibilidad se reduce a un tercio.
4) Jornada Laboral en horas. Por defecto son 8 horas de jornada laboral normal con el margen de tolerancia de -1 minuto incumplido para avisos de salidas anticipadas y el de +59 minutos trabajados para considerar las horas trabajadas como computables cuando se supera este límite. Las horas trabajadas imputadas sólo pueden ser horas completas ya que no se admiten las fracciones de horas trabajadas como imputables. Se pueden tener asignadas jornadas laborales especiales diferentes de la estándar según condiciones solicitadas en función de necesidades personales que se puedan presentar o según determine el convenio laboral en cada caso. Las Horas Trabajadas incurridas superiores a las asignadas quedaran siempre anuladas salvo que se tenga habilitado el “Permio de Horas Extras”.
5) Descanso Laboral (p.e. comidas) en minutos calculados a razón de aproximadamente 4,5 minutos por Hora de Jornada Laboral Asignada. Por defecto son 35 minutos para Descansos Laborales asignados en las jornadas de 8 horas “Presenciales”, los cuales se incrementan por defecto en +30 minutos adicionales para los casos de las jornadas en “Teletrabajo”. Para “Jornadas Intensivas - Presenciales” el Descanso Laboral queda anulado.
6) Mínimo de Jornada Trabajada para Disfrutar del Descanso (en horas). El descanso laboral asignado se computa de forma automática como incurrido cuando se supera este mínimo de jornada trabajada el cual está comprendido entre el 55% y el 65% de la Jornada Laboral Asignada (4,5 horas para una jornada laboral de 8 horas).
7) Jornada Laboral Intensiva se asigna únicamente cuando corresponda al caso de realizar Jornadas Laborales Presenciales sin descansos. Este tipo de jornadas laborales deben ser básicamente de Jornadas Laborales en modalidad “Presencial” y no se les aplican Descansos Laborales (en el caso excepcional de realizar Jornadas Laborales Intensivas en modalidad “Teletrabajo” entonces se aplican los Descansos Laborales que corresponda). Sus Horas de Salida Prevista deben ser anteriores a las 16:30 al efecto de facilitar un correcto descanso laboral normativo.
⏰ CONFIGURACION DE LOS DISPOSITIVOS
(Sólo Plataforma Android)
Los parámetros que se pueden configurar para los dispositivos de fichajes son los siguientes:
1) Auto-Arranque (Auto-Start) automático de la App entre les 18:00 y 06:00 en los “Equipos Fijos Dedicados” para facilitar mejor el acceso al fichaje al ser equipos de uso colectivo. La App de forma general se cierra a los 2 minutos y por seguridad a los 30 segundos después de cada fichaje dado que en estos equipos pueden estar fichando diferentes personas.
2) Control de Localización GPS-Exacta='FINE'. En los “Equipos Fijos DEDICADOS” (Tablets) no se debe habilitar su localización física con GPS para determinar el Tipo de “Trabajo PRESENCIAL” ya que se asigna directamente cuando se está fichando con estos dispositivos.
3) Control del Nivel del Brillo de la Pantalla para evitar en los “Equipos Fijos Dedicados” su deterioro de pantalla se pueden configurar los cambios de tipo “screen-refresh” en los colores de fondo de la App con el brillo establecido.
4) Control de la Sirena de Robo para cuando se desea proteger los “Equipo Fijos Dedicados” frente a posibles hurtos o extravíos cuando dichos dispositivos sean desconectados de sus rerspectivas tomas de energía eléctrica.
5) Control del Nivel de Volumen de los Avisos Acústicos para los “Equipo Fijos Dedicados” se puede desactivar la reproducción acústica automática de los avisos leídos cuando se presenta alguna Incidencia en las imputaciones horarias.
NOTAS:
a) En los ”Equipos Personales Móviles” no es necesario realizar ninguna configuración de parámetros dado que en estos dispositivos durante los fichajes únicamente se precisa tener activada su localización GPS-'Exacta=FINE' (no 'Aproximada=COARSE') para poder determinar el Tipo de Trabajo (“Presencial” o “Remoto”) del fichaje en cuestión.
b) En los ”Equipos Fijos CEDIDOS” se debe codificar en su código identificativo la palabra “CASA” y deben tener activada la “Localización GPS-Exacta” para garantizar que el tipo de trabajo se asigna correctamente como de “TELETRABAJO”.
c) Adicionalmente durante los fichajes se controlan las IPs de conectividad a redes de datos para garantizar el correcto uso de los mismos.
⚙️ INSTALACION DE LA APP
La App y sus nuevas versiones de actualizaciones se pueden descargar e instalar con las siguientes opciones:
A) Para Android de Google:
(Dispositivos: Smartphones y Tablets)
·A.1) Desde la plataforma de GOOGLE Play Store buscando la App con el nombre: “nomisCP” para descargarla e instalarla siguiendo las indicaciones del dispositivo.
·A.2) Desde la web de www.nomis.es en el Apartado de “DESCARGAS” seleccionando la opción de Formato APK (Ad Hoc) para descargar e instalar directamente la App 'nomisCP' siguiendo las indicaciones de la web.
B) Para iOS de Apple:
(Dispositivos: iPhones y iPads)
·B.1) Desde la plataforma de APPLE App Store con un LINK disponible en la web www.nomis.es que permite descargar e instalar directamente la App desde la App Store de Apple.
·B.2) Se puede solicitar a services@nomis.es poder ser Beta-Tester para tener acceso en Apple a descargar e instalar en Formato IPA (Ad Hoc) la App 'nomisCP' desde la aplicación Apple-TestFlight de su dispositivo Apple.
·PREMISAS para la Instalación:
1) Para el uso de la App se requiere que se conceda únicamente a los “Equipos Personales Móviles” el permiso necesario para el control del acceso a la “Ubicación GPS-'Exacta'” del dispositivo mientras se está usando para los fichajes.
2) Se puede colocar el icono de la App en el Escritorio del Móvil para tener un acceso más rápido a los fichajes.
3) Para instalar nuevas versiones de la App no es necesario desinstalar la versión anterior, siempre y cuando el proceso se haga con la misma opción de Web o Store. En las actualizaciones de nuevas versiones no se pierden los Parámetros de Configuración del Dispositivo Fijo afectado.
4) Si se desinstala una versión de la App se pierden los Parámetros de Configuración del Dispositivo Fijo afectado y por ello en estos casos se deben volver a configurar en dicho dispositivo.
NOTA: Con el objetivo de poder ejecutar pruebas simuladas o de formación sobre las operativas y funcionalidades de la App se facilita un usuario ficticio de test con el Login: “12345”.
Sep./2023
∩omis